1. Xem xét vị trí và diện tích văn phòng cho thuê
- Vị trí
Một văn phòng lý tưởng thường phải hội tụ các yếu tố như sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, cảnh quan đẹp đẽ và đường phố thuận lợi cho giao thông. Tòa nhà đặt văn phòng cần có vị trí phù hợp với tính chất hoạt động kinh doanh của công ty, nhằm tạo hiệu quả cho việc quảng cáo và phát triển thương hiệu.
Ví dụ, văn phòng làm việc của một công ty chuyên về thời trang, mua sắm, giải trí… thì nên chọn khu vực đông đúc, nhiều cư dân. Ngược lại, nếu công ty thiên về ngành giáo dục, văn hóa, mỹ thuật… thì nên chọn khu vực có đường phố rộng thoáng, dân cư yên tĩnh, nhiều cảnh quan như sông hồ, khuôn viên xanh…
Ngoài ra, theo phong thủy, vị trí văn phòng nên tránh mặt trước/sau lưng là chợ búa, nơi đổ rác, ao tù nước đọng… Bởi những khu vực này dễ phát sinh uế khí, khiến công ty khó thành công về danh tiếng và hiệu quả kinh doanh.
- Diện tích
Thuê văn phòng không chỉ tính đến chuyện trước mắt mà còn phải xem xét xu hướng phát triển, quy mô mở rộng của công ty đó trong tương lai. Vì vậy, nên tìm thuê văn phòng có diện tích đáp ứng được yêu cầu về không gian làm việc cho công ty trong ít nhất là 2 năm tới. Thông thường, việc thuê officetel hay căn hộ chung cư để làm việc chỉ phù hợp với những công ty nhỏ, startup và ít thành viên. Còn những công ty có quy mô từ khoảng 20 người trở lên thì nên chọn thuê văn phòng ở các tòa nhà, cao ốc.
2. Cân nhắc giá văn phòng cho thuê
Thuê văn phòng sang trọng tại các tòa nhà hoành tráng, vị trí đắc địa luôn là sự lựa chọn hấp dẫn với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí thuê văn phòng ở đó sẽ rất cao, nếu công ty không đủ tiềm lực tài chính sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ về giá cả cũng như khả năng chi trả trước khi quyết định thuê văn phòng.
Lưu ý, khi thuê văn phòng tại các tòa nhà, bên cạnh giá thuê hàng tháng phải thanh toán cho chủ đầu tư, doanh nghiệp còn phải trả phí dịch vụ nằm ngoài diện tích thuê như: Phí lễ tân, bảo vệ, dịch vụ vệ sinh, thang máy, điều hòa, đèn chiếu sáng…
3. Tìm hiểu về chủ đầu tư dự án cho thuê/ Người cho thuê
Để hạn chế tối đa rủi ro, chủ doanh nghiệp cần xem xét và tìm hiểu kỹ về sự uy tín và tin cậy của người cho thuê hoặc chủ đầu tư dự án cho thuê văn phòng. Việc xác định này có thể dựa trên các thông tin trên mạng, người quen, đồng thời cũng có thể đánh giá qua những dự án trước đây của chủ đầu tư đó. Lựa chọn một chủ đầu tư lớn, có uy tín trên thị trường sẽ đảm bảo cho bên thuê về vấn đề pháp lý cũng như chất lượng văn phòng.
4. Tiện ích tòa nhà/ khu vực xung quanh văn phòng cho thuê
Tiện ích nội khu: Xem xét chất lượng sử dụng của hệ thống điện, điều hòa, hệ thống camera, khu vực để xe…
Tiện ích ngoại khu: Xem xét môi trường xung quanh có đảm bảo vệ sinh sạch sẽ không, có tình trạng ngập úng không…
Bên cạnh đó, bên thuê cũng cần quan tâm đến vấn đề nội quy, giờ giấc làm việc của bên cho thuê. Nếu doanh nghiệp thuê biệt thự hay nhà riêng thì vấn đề này hoàn toàn thoải mái. Tuy nhiên nếu là tòa nhà cho thuê có quy định chỉ làm trong giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7, thì khi công ty có tăng ca hoặc làm việc vào Chủ nhật, cần phải trao đổi rõ với bên quản lý tòa nhà.
5. Lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng
Khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng, phải xem xét kỹ các điều khoản như số tiền đặt cọc, mức giá cho thuê, tiền thuê có tăng định kỳ không, nếu có thì tăng ở mức nào, trách nhiệm sửa chữa thiết bị như điều hòa, cửa kính thuộc về bên nào, thời hạn thuê kéo dài trong bao lâu, mức bồi thường là bao nhiêu nếu một trong hai bên chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn...
Về vấn đề đặt cọc, người thuê không nên đặt cọc giữ chỗ nếu chưa đàm phán hợp đồng. Sự vội vàng này có thể khiến khách thuê rơi vào thế yếu hơn trong cuộc đàm phán và thương lượng về các điều khoản cũng như giá cả. Tốt nhất hãy yêu cầu chủ đầu tư tòa nhà dự thảo hợp đồng và đàm phán mọi vấn đề về chi phí, khi đã thỏa thuận xong mới tiến hành đặt cọc.
